L’écriture efficace est un sport de combat

Consultant en communication écrite et en veille stratégique, je pensais en lançant mon activité que j’aurai plus d’énergie à déployer pour expliquer les principes et les bénéfices de la seconde que de la première. Si promouvoir la veille est effectivement un sacerdoce, la difficulté réside essentiellement dans la méconnaissance des principes et des usages. Dans le cas de la communication écrite, le problème est bien différent, voir même inverse.
ecriture vhugoBeaucoup de professionnels pensent savoir écrire, et il y a même une portion non négligeable de mes prospects / interlocuteurs qui pensent bien écrire. Il m’est cependant toujours très difficile de faire comprendre que bien écrire, d’un point de vue académique, n’est pas toujours le meilleur moyen de bien se faire comprendre.

Émettre efficacement pour capter des informations utiles

Dans le cadre d’un contrat visant à déployer le premier étage d’une démarche d’intelligence économique, je présente la communication écrite comme le moyen de faciliter la circulation, l’analyse et l’appropriation des informations, via le commentaire, la réécriture et la synthèse. La capacité à écrire de façon claire et concise est également primordiale quand il s’agit de faire valoir ses positions, de mettre en avant ses valeurs ou de peser en faveur d’une décision / évolution qui confèrerait un avantage concurrentiel à l’entreprise.
En expliquant le sens de mes interventions grâce à la formule : « maîtriser les flux d’informations sortants (communication écrite) et entrants (veille stratégique) pour favoriser le développement de l’activité », le sens de mon approche devient évident pour mes interlocuteurs. Mes prestations concernant la communication écrite peuvent alors se traduire par la création d’un champ lexical propre à l’entreprise, une approche concrète de la synthèse, la (re)formulation des principaux éléments de langage, la création de matrices de rapports, de questionnaires, de lettres type, la formation aux commentaires constructifs, etc.

Écrire efficacement, c’est maîtriser et privilégier le fond

Lorsqu’elle n’est pas directement liée à une prestation de veille ou d’IE, mon expertise en communication écrite est plus difficile à faire valoir. La première application que je mets alors en avant est l’écriture efficace.

Qu’est ce que j’entends par là ?

L’écriture efficace, c’est :
– ne pas perdre de temps en rédigeant ;
– réduire les distorsions sémantiques entre émetteur(s) et récepteur(s) ;
– réussir à coucher par écrit exactement ce que l’on veut dire ;
– transmettre en même temps le fond et la forme de l’information, pour en faciliter l’usage et la circulation ;
– utiliser des formules qui passent aussi bien à l’oral qu’à l’écrit.

L’écriture efficace, ce n’est pas :
– écrire comme  Victor Hugo ;
– avoir une orthographe et une grammaire irréprochables ;
– avoir un style flamboyant ;
– un moyen de rabaisser ses interlocuteurs ;
– s’exprimer comme une publicité ;

Si des lacunes en orthographe et en grammaire ne doivent pas paralyser le rédacteur et l’empêcher d’émettre ses informations, la langue française est ainsi faite que certains éléments,  grammaticaux notamment, doivent être connus par l’émetteur et le récepteur pour respecter le fond du message. Mon propos n’est donc pas de minimiser les handicaps de la dysorthographie. Si la perfection n’est pas requise, un minimum de maîtrise est néanmoins indispensable. Plus la cible sera large et mal maîtrisée, plus le niveau de correction de l’écriture devra être élevé.

Penser la forme pour la faire disparaître

L’écriture efficace, comme toute production écrite, concerne les deux aspects d’un message : la forme et le fond.
Tout comme l’école classique d’écriture journalistique le suggère, la forme doit être la plus transparente possible, afin de ne pas polluer le message.
Contrairement aux professionnels de la presse écrite, le dirigeant / cadre communique avec une population réduite et dont il connaît finement la nature et les compétences. Il peut donc, sans condescendance, adopter des registres de langue facilitant la compréhension du message et l’adhésion aux propos qu’il transmet.
Si en entreprise, le rédacteur ne risque pas de recevoir des lettres de professeurs des écoles retraités qui lui signaleront sèchement ses fautes de syntaxe, d’accord ou d’orthographe, avec étymologie latine en pièce jointe pour justifier leur indignation, il a cependant un objectif bien différent du journaliste : son message doit être compris ET réutilisé tel quel, notamment à l’oral, ce qui assurera que l’information puisse traverser intacte toutes les strates de l’entreprise.

telephone arabePour trouver la forme qui permettra ce prodige qui consiste à court-circuiter les dégâts du « téléphone arabe », il faut que le fond soit limpide, que l’émetteur sache très précisément ce qui doit être compris par les récepteurs.
L’idéal est de ne traiter qu’une information par message. Lorsque ce n’est pas possible, il faut soigner les liens logiques, pour qu’un lecteur puisse par la suite reconstruire lui-même l’ensemble du raisonnement à partir d’un seul des éléments qui l’étaient.
Le but ultime est ensuite de trouver une formulation tellement logique et simple que personne ne tentera de la reformuler, puisqu’il n’y aura aucune façon plus rapide de transmettre la même information.

Viser le degré zéro de l’écriture… mais pas du premier coup

Avec l’habitude, cette propension à mettre en pratique ce degré zéro de l’écriture cher à Roland Barthes et André Berkovicius devient un automatisme, qui s’actionne aussitôt que le besoin de transmettre une information se fait sentir.
Avant d’approcher ce stade, qu’il est impossible d’atteindre tout à fait, l’important est de se focaliser sur le contenu du message que l’on veut transmettre, son fond. Il peut être ensuite écrit une première fois, instinctivement, « comme çà vient ».
correction balzacUne première relecture doit permettre d’en retirer tous les parasites (informations périphériques qui pourront faire l’objet d’un autre message, formules vides de sens, tentatives d’humour, etc). Selon l’inclination naturelle du rédacteur, la seconde phase peut également consister à retirer TOUS les adverbes, TOUTES les propositions (qu’elles soient subordonnées, juxtaposées ou coordonnées) et à remplacer un maximum de signes de ponctuation par des points. En s’attachant à supprimer les auxiliaires et à utiliser un maximum de verbes, le texte s’en trouvera encore simplifié.
Il va sans dire qu’il ne faut non plus être trop extrême dans ce processus, au risque d’endommager le fond. Il s’agit là d’un objectif qu’il s’agit de tangenter, et non d’atteindre.

J’ai régulièrement constaté que, face à l’épreuve du passage à l’écrit, les rédacteurs amateurs répugnent à utiliser des tournures orales qui ont pourtant permis de diffuser avec succès l’information à transmettre.
Écrire efficacement, c’est privilégier l’efficacité au style ou à l’éloquence. Si la métaphore qui parlera au plus grand nombre n’est pas glorieuse (téléréalité plutôt que philosophe grec), il faut tout de même l’utiliser.
Si le terme usuel pour désigner un sujet / une action / un produit est familier, il faut accepter de sacrifier la qualité littéraire à l’assurance d’une bonne compréhension. Attention cependant à proscrire dès leur apparition les formulations connotées négativement (sexistes, racistes, dénigrement de la concurrence, idéologies, etc). Le rôle du rédacteur et du communiquant sera alors de proposer le plus rapidement possible une terminologie de remplacement. Celle-ci ne devra cependant pas être trop « fade » afin d’avoir une chance de s’imposer.

L’esthétique de l’efficacité

En plus d’assurer la diffusion efficace du fond, l’utilisation des formules choisies / construites par les salariés peut également contribuer à renforcer la cohésion des groupes qui constituent une entreprise en réduisant la distance fantasmée entre « cols bleus » et « cols blancs ».

ecriture efficace sport de combatCes conseils s’appliquent évidemment lorsqu’il s’agit de communiquer à l’intérieur d’une organisation. Lorsque l’objectif est de communiquer également vers l’extérieur, la première mission sera de proposer les outils lexicaux pertinents et d’expliquer comment et pourquoi remplacer ceux utilisés en interne.

A l’instar de la sociologie de Bourdieu vue par Pierre Carles, je considère que l’écriture efficace est un sport de combat, et que tous les outils permettant d’atteindre l’objectif, la transmission sans distorsion d’une information, doivent être envisagés, sinon utilisés.
La limite à se fixer est simple : l’entreprise assumerait-elle cette formulation si elle venait à « fuiter » ? La désinvolture peut être acceptable, mais la vulgarité le sera rarement.

L’écriture efficace est donc un combat permanent… contre soi-même. Que le rédacteur ait une « bonne » ou une « mauvaise » plume, son objectif doit en effet être de la faire disparaître, de ne céder ni aux velléités littéraires qui hantent tant de français, ni à une complexité factice sensée camoufler la faible maîtrise que le rédacteur pense avoir de sa langue.
L’écriture efficace n’est pas sensée être belle, elle est juste sensée être utile.
Rien n’empêche cependant d’allier les deux, en soignant le rythme, les sonorités et la mise en page. L’esthétique de la simplicité et de l’efficacité compte en effet de nombreux adeptes.

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Trois étapes pour une veille efficace

Consultant formateur en Communication écrite et Veille stratégique installé à Lyon, je suis régulièrement amené à expliquer en quoi consiste exactement la veille. A force de répéter mon laïus, il a gagné en précision. Je vous livre donc la façon dont je présente et explique désormais la discipline :

La veille, c’est concevoir, paramétrer et utiliser un dispositif permettant de fournir les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment.

Il y a trois étapes dans une démarche de veille :

La veille proprement dite : cette phase a pour objectif de systématiser la collecte d’informations. Il s’agit aujourd’hui essentiellement de récupérer des informations publiées sur Internet, mais pas uniquement. Le veilleur garde toujours dans un coin de sa tête les thématiques qu’il surveille, et tente en permanence de tirer une information utile de son environnement direct. Il peut ainsi glaner des informations utiles sur son lieu de travail, lors de ses déplacements, dans les salons professionnels, etc. Sur Internet, le but d’une démarche de veille est d’automatiser la récupération et le tri des publications proposées par des sources identifiées comme pertinentes et de trouver de nouvelles sources.

tourdeclasseurL’étape suivante est la documentation : son but est de classer les informations collectées de façon à les retrouver rapidement quand le besoin s’en fera sentir. Pour cela, il faut soit limiter le nombre de classeurs, soit utiliser un système à entrée multiple qui permet de retrouver une information en fonction des thématiques abordés, des mots-clés contenus, des applications envisagées, des personnes qui s’expriment, des secteurs impliqués et impactés, etc.

La dernière étape est la synthèse. Il s’agit pour le veilleur de s’approprier la masse de données rassemblée à un moment pour rédiger une note de synthèse qui permettra à une personne extérieure d’accéder au même niveau d’information sans avoir à s’approprier tous les documents réunis. Il peut s’agit d’un document écrit, ou de schémas, de tableaux, ce qui compte, c’est que le rédacteur et le destinataire disposes des mêmes codes afin d’éviter au maximum les déperditions d’informations.
Même si le veilleur est le seul destinataire de sa veille, cette étape lui permet de s’approprier les informations et peut s’avérer être un excellent support à la réflexion.

Des étapes importantes mais pas toujours indispensables

En fonction des besoins et de la taille de l’organisation qui choisit de se lancer dans une démarche de veille, toutes ces étapes n’ont pas la même importance.
Une veille réalisée pour une petite structure, voire pour une seule personne, dont l’objectif est d’obtenir des informations opérationnelles sur son environnement direct peut suffire à orienter au quotidien les décisions du dirigeant : à chaque information correspond une action potentielle, et le choix s’exerce sur l’opportunité de la mettre en œuvre.

Dès lors que la veille a également pour objectif de nourrir la réflexion et d’aider à l’élaboration d’une stratégie à moyen / long terme, l’aspect documentation devient important. Par association d’idées, dans sa mémoire, le destinataire de la veille peut être amené à rapprocher des informations qu’il doit pouvoir consulter pour vérifier son hypothèse. Pour y accéder facilement et rapidement, il doit disposer d’un système de classement qui reproduit le plus fidèlement possible sa façon de penser : par applications, par marchés, par clients, par matières premières, par mots-clés. Dans ce domaine, j’estime pour ma part qu’il n’y a pas de système parfait, juste un système qui tient compte des particularités de ses utilisateurs.

Lorsque les utilisateurs sont nombreux et / ou que les destinataires de la veille (les décideurs finaux) sont distincts des veilleurs, la synthèse prend toute son importance : c’est en effet par ce biais que le contenu de la veille sera transmis à ceux qui pourront réaliser la valeur ajoutée découlant de la prise de décisions éclairées.

Ainsi, l’importance et la pertinence de chacun des aspects présentés dépendent directement des objectifs fixés à la veille et du temps et de la mémoire que les veilleurs et / ou décideurs sont en mesure de consacrer à l’activité.

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