Faire de chaque salarié un veilleur

Dans cette publication intitulée Le veilleur virtuel, un concept d’avenir la société spécialisée dans les services de veille Viedoc présente RSS Sourcing, sa solution de veille pour les PME et avatar du Veilleur virtuel promis dans le titre.

Le veilleur virtuel, un concept d'avenirJe ne connais pas cet outil et n’ai donc aucune raison de préjuger de son efficacité, ce n’est pas l’objet de ce commentaire.
C’est sur l’argumentaire qui précède que j’ai choisi de me pencher. Faisant très justement l’éloge de la veille stratégique pour le développement des PME/PMI et TPE, l’auteur constate, et semble déplorer, que « dans la majorité des cas, [la veille] est une activité annexe d’un ou de plusieurs salariés puisque l’entreprise ne dispose pas de personne dédiée à la veille ».
C’est généralement vrai, mais j’estime pour ma part que c’est ainsi que la veille peut effectivement être bénéfique à l’entreprise.

Parmi les freins au développement de la veille stratégique dans les petites et moyennes entreprises, Viedoc met en avant le temps qu’il est nécessaire d’y consacrer.
Comme toutes les activités de la sphère professionnelle destinées à renforcer la qualité et la compétitivité, la veille est effectivement chronophage.
Présenter ces moments dédiés à la recherche d’informations, à la curiosité et à la réflexion comme du temps perdu me paraît cependant contre-productif si l’objectif est de promouvoir le développement de la veille dans les entreprises françaises.

Le dirigeant qui aurait réussi à répartir les missions découlant de sa stratégie de veille sur plusieurs collaborateurs a au contraire réussi à se doter d’un organigramme propice à la réalisation de la valeur ajoutée de la collecte et du partage d’informations.
C’est d’ailleurs en cela que les petites structures ont un avantage structurel sur les grandes en ce qui concerne l’exploitation des résultats d’une veille : la part des salariés pouvant être impliqués est bien plus grande et c’est ainsi une proportion significative des intelligences pouvant tirer potentiellement bénéfice des succès de la société qui se trouve mobilisée autour d’un objectif commun.

Intégrer la veille aux missions de tous les salariés

Dans une PME, la proximité entre les différents services et détenteurs d’expertises variées facilite les échanges et permet d’argumenter, de façon formelle ou informelle, sur le sens d’une information et ses impacts potentiels sur l’activité.
Mon expérience m’amène à considérer que la répartition de la charge de la veille sur plusieurs professionnels aux visions variées constitue plus un gage de réussite que d’échec.
Dans l’idéal, et c’est pour ma part ce que je tente de faire comprendre à mes interlocuteurs, la veille devrait être un élément constitutif de chaque poste de l’entreprise.

Il ne s’agit bien évidemment pas de fournir à chacun l’intégralité des informations reçues et émises par l’entreprise. Il s’agit de fournir à chacun, quels que soient son poste et ses responsabilités, les moyens de devenir émetteur d’informations à destination de services ou de niveaux hiérarchiques divers.
L’idée directrice est de permettre à tous les salariés motivés d’accéder à des flux d’informations qu’ils auront la possibilité de filtrer, d’enrichir et de diffuser en interne. Les opportunités de faire se rencontrer deux informations qui, combinées, fournissent un avantage concurrentiel potentiel sont ainsi démultipliées.

Ce mode de fonctionnement idyllique doit toutefois être confronté à la réalité : de nombreux obstacles s’opposent à l’application du modèle que je viens de décrire. Il s’agit généralement de considérations budgétaires, qu’il s’agisse de moyens humains (temps de travail) ou financiers (formation, acquisition d’outils informatiques, abonnement à des sources…).
La mise en œuvre d’une veille participative qui utiliserait exclusivement des outils gratuits coûte effectivement de l’argent.
Mais son objectif est de gagner en compétitivité, en qualité, d’innover, de remporter de nouveaux contrats, d’identifier de nouveaux débouchés, etc…
Quelles méthodes pour atteindre ces objectifs sont totalement gratuites ?

N’est il pas communément admis dans les cercles d’entrepreneurs qu’il faut d’abord investir, parier, avant d’espérer en tirer des bénéfices ?
En misant sur la formation et les outils gratuits mis à disposition des salariés, le dirigeant investit le temps de travail de ses collaborateurs. Il s’agit effectivement d’une charge financière réelle, puisque le temps consacré à ces tâches devra être soit rétribué en heures supplémentaires, soit retranché de l’activité « productive ». Et une partie de cet investissement sera sans doute effectivement dilapidée : salariés quittant l’entreprise, détournement du temps alloué à la veille, etc.
Quel investissement est 100% sûr et avec un retour garanti ? (investissement, pas placement !)

Coûts cachés Vs Coûts annexes

Investir dans la formation pour permettre aux salariés de réaliser collectivement la veille de l’entreprise, c’est :
– les motiver et les valoriser en les impliquant dans les processus de réflexion stratégique ;
– renforcer leurs compétences professionnelles et personnelles ;
– faciliter la mobilité professionnelle à l’intérieur de l’entreprise ;
– repérer simplement les « hauts potentiels » ;
– se doter dans le temps des compétences qui permettront de réaliser une veille pertinente quelles que soient les évolutions technologiques ;
– assurer une communauté d’intérêts autour de la bonne santé de la société ;
– encourager la formalisation et la transmission des savoirs ;
– être autonomes dans l’acquisition et la diffusion d’informations ;
– bénéficier des facilités de financement liées aux actions de formation.

Cette solution nécessite un management fort et ouvert, de la pédagogie, de la confiance et un climat social propice.

Investir dans des logiciels et plate formes de veille ou dans une veille externalisée, c’est :
– confier ses orientations stratégiques à des tiers ;
– perdre en réactivité, l’un des bénéfices attendu de la veille stratégique ;
– exclure totalement ou en partie les collaborateurs d’une tâche potentiellement stimulante et valorisante ;
– des coûts récurrents (abonnements et / ou maintenance) ;
– réduire les chances de bénéficier de la sérendipité ;
– parfois, devoir adapter son parc informatique aux exigences des solutions retenues ;
– s’exposer aux défaillances des prestataires.

Cette solution permet de réaliser une veille en toute discrétion et de limiter le nombre de collaborateurs impliqués. Elle nécessite néanmoins également des actions de formation au maniement des outils, à la sélection des sources, au traitement et à l’analyse des données collectées, à la synthèse et, parfois, à la prise de décision.

veille collaborativeSi la veille participative avec des outils gratuits a effectivement des coûts cachés, les solutions payantes ont des coûts annexes. En fonction du volume d’informations à traiter et du nombre de personnes pouvant être mobilisées, le coût réel des outils gratuits peut au final surpasser celui des solutions payantes. Mais les gains réalisés en formant ses salariés perdurent. Et les bons usages appris pour exploiter correctement les cascades d’outils gratuits sont toujours valables lorsqu’il s’agit d’utiliser des systèmes payants. De sorte qu’il me semble quasiment dans tous les cas préférable d’initier une démarche de veille stratégique en la basant sur des outils gratuits plutôt que sur des solutions payantes.
Cette première expérience permet en effet d’affiner la maîtrise des usages de la veille et ainsi de faire des choix éclairés et exigeants lorsque le besoin se fera sentir de « monter en gamme ».

Faire de chaque salarié de son entreprise un veilleur n’assure évidemment pas que la veille stratégique fera immédiatement gagner des parts de marché ou de nouveaux contrats, mais j’estime que cela augmente tout de même les probabilités de réussite. Et si les bénéfices en termes d’activité restent subordonnés à la qualité de l’analyse et à la prise de décision, les retombées positives pour la vie de l’entreprise et des collaborateurs sont, elles, assurées.

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À propos Christophe Doré
Consultant et formateur en veille stratégique et communication écrite, j'accompagne les entreprises, associations et collectivités dans la résolution de leurs problématiques d'émission et de réception d'informations : rédaction, recherche, analyse, diffusion de données utiles à leur fonctionnement.

4 Responses to Faire de chaque salarié un veilleur

  1. Bonjour
    Merci pour votre article et votre référence à notre outil de veille, alias le « veilleur virtuel ».
    Chez Viedoc, nous partageons totalement votre vision de l’activité de veille et de la nécessité pour les entreprises à y consacrer du temps et du budget.
    Nous constatons que la tendance est de « démocratiser » l’activité de veille en demandant à chaque salarié d’y participer, ce qui constitue donc une charge de travail supplémentaire. Notre démarche est donc de permettre aux entreprises de disposer d’un outil de veille « clé en main » sans paramétrage long et fastidieux (pour une prise en main immédiate) et avec un corpus de sources d’information en rapport avec leur activité (pour limiter le bruit) pour simplifier la surveillance, la collecte et le partage de l’information.
    L’utilisation d’un outil tel que le notre est complémentaire des formations à la veille puisque son appropriation et utilisation seront d’autant plus bénéfiques au développement de l’entreprise que les salariés auront bien compris et intégré l’intérêt d’une démarche de veille.
    Si vous souhaitez en savoir plus sur notre gamme d’outils de veille, n’hésitez pas à nous contacter.

    • Bonjour et merci pour ce commentaire.
      C’est avec plaisir que je constate que vous faites partie des éditeurs qui estiment que leurs solutions sont des moyens pour optimiser / faciliter l’activité humaine, et non des substituts au nécessaire état d’esprit qui permet à toute une entreprise de se mettre en position de tirer profit des informations facilement accessibles.

      Je serais effectivement ravi de découvrir plus en détails la nature et le fonctionnement concret de votre « veilleur virtuel ».

      Au plaisir de vous lire prochainement…

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