Photocopieurs / Veilleurs : même combat !

Photocopieurs / Veilleurs : même combat !

Le magazine en ligne www.archimag.com, édité par le groupe Serda, propose une synthèse d’une étude réalisée par Coleman Parkes Research pour le compte du géant des équipements bureautiques Ricoh. Il ressort de ces travaux que les PME seraient plus enclines (~66%) à passer à court terme au « zéro papier » que les grandes entreprises (46%). Les dirigeants de PME interrogés dans le cadre de cette enquête sont en outre 78% à estimer que leurs salariés disposent déjà des outils leur permettant de travailler à distance et de partager de l’information avec leurs collègues, contre 69% pour les responsables de sociétés de plus grande taille.

Au-delà des questions que ces chiffres soulèvent quant aux différences de vision des outils et des usages des dirigeants en fonction de la taille de leurs organisations, ces résultats m’ont réjoui devant mon clavier d’ordinateur.
Si tant de dirigeants de PME envisagent à court terme de dématérialiser leurs processus documentaires tout en étant conscients de l’importance de la diffusion et du partage de l’information dans leur entreprise, c’est qu’ils sont prêts, peut-être sans le savoir, à se doter d’un réseau social d’entreprise (RSE). Il s’agit en effet au final de mettre en place un outil permettant de produire, consulter, partager, diffuser des informations en interne et, le cas échéant, vers l’extérieur.

En quoi cela devrait-il réjouir un professionnel de la veille ?

La mise en place d’un tel système peut présenter un réel bénéfice pour les entreprises : souplesse, rapidité, économie, réduction de l’impact environnemental.
Il peut également être considéré comme une matrice idéale pour la mise en œuvre d’une démarche d’intelligence économique : les fonctionnalités utilisées pour collecter, diffuser, partager et archiver des documents peuvent également servir à collecter, diffuser, partager, commenter et archiver… des informations.
Si cette tendance devait se confirmer, elle lèverait un obstacle important au développement de la veille et de l’intelligence économique dans les PME : le coût de la mise en place du système informatisé dédié aux échanges.
Il ne s’agirait en effet plus dès lors « que » d’importer et d’expliciter des méthodes et des usages, en supprimant en partie la problématique des outils. Ceux-ci seraient en outre maîtrisés en amont par les collaborateurs, qui les utiliseraient quotidiennement pour des tâches aussi simples que des demandes de congés, du reporting ou la consultation de documents internes.
Exit la timidité face à l’outil inconnu !

Une fois la Gestion Informatique des Documents (GED) mise en place, chaque collaborateur connecté peut devenir veilleur en copiant / collant des liens ou des contenus dans le circuit interne. Même avec un réseau interne totalement déconnecté de l’Internet par souci de sécurité, les solutions sont nombreuses pour faciliter de telles opérations.
Cela ouvrirait de réelles opportunités pour les veilleurs, ainsi que pour les professionnels de la dématérialisation, qui peuvent ainsi parer leurs solutions d’atouts supplémentaires.