Trois étapes pour une veille efficace

Consultant formateur en Communication écrite et Veille stratégique installé à Lyon, je suis régulièrement amené à expliquer en quoi consiste exactement la veille. A force de répéter mon laïus, il a gagné en précision. Je vous livre donc la façon dont je présente et explique désormais la discipline :

La veille, c’est concevoir, paramétrer et utiliser un dispositif permettant de fournir les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment.

Il y a trois étapes dans une démarche de veille :

La veille proprement dite : cette phase a pour objectif de systématiser la collecte d’informations. Il s’agit aujourd’hui essentiellement de récupérer des informations publiées sur Internet, mais pas uniquement. Le veilleur garde toujours dans un coin de sa tête les thématiques qu’il surveille, et tente en permanence de tirer une information utile de son environnement direct. Il peut ainsi glaner des informations utiles sur son lieu de travail, lors de ses déplacements, dans les salons professionnels, etc. Sur Internet, le but d’une démarche de veille est d’automatiser la récupération et le tri des publications proposées par des sources identifiées comme pertinentes et de trouver de nouvelles sources.

tourdeclasseurL’étape suivante est la documentation : son but est de classer les informations collectées de façon à les retrouver rapidement quand le besoin s’en fera sentir. Pour cela, il faut soit limiter le nombre de classeurs, soit utiliser un système à entrée multiple qui permet de retrouver une information en fonction des thématiques abordés, des mots-clés contenus, des applications envisagées, des personnes qui s’expriment, des secteurs impliqués et impactés, etc.

La dernière étape est la synthèse. Il s’agit pour le veilleur de s’approprier la masse de données rassemblée à un moment pour rédiger une note de synthèse qui permettra à une personne extérieure d’accéder au même niveau d’information sans avoir à s’approprier tous les documents réunis. Il peut s’agit d’un document écrit, ou de schémas, de tableaux, ce qui compte, c’est que le rédacteur et le destinataire disposes des mêmes codes afin d’éviter au maximum les déperditions d’informations.
Même si le veilleur est le seul destinataire de sa veille, cette étape lui permet de s’approprier les informations et peut s’avérer être un excellent support à la réflexion.

Des étapes importantes mais pas toujours indispensables

En fonction des besoins et de la taille de l’organisation qui choisit de se lancer dans une démarche de veille, toutes ces étapes n’ont pas la même importance.
Une veille réalisée pour une petite structure, voire pour une seule personne, dont l’objectif est d’obtenir des informations opérationnelles sur son environnement direct peut suffire à orienter au quotidien les décisions du dirigeant : à chaque information correspond une action potentielle, et le choix s’exerce sur l’opportunité de la mettre en œuvre.

Dès lors que la veille a également pour objectif de nourrir la réflexion et d’aider à l’élaboration d’une stratégie à moyen / long terme, l’aspect documentation devient important. Par association d’idées, dans sa mémoire, le destinataire de la veille peut être amené à rapprocher des informations qu’il doit pouvoir consulter pour vérifier son hypothèse. Pour y accéder facilement et rapidement, il doit disposer d’un système de classement qui reproduit le plus fidèlement possible sa façon de penser : par applications, par marchés, par clients, par matières premières, par mots-clés. Dans ce domaine, j’estime pour ma part qu’il n’y a pas de système parfait, juste un système qui tient compte des particularités de ses utilisateurs.

Lorsque les utilisateurs sont nombreux et / ou que les destinataires de la veille (les décideurs finaux) sont distincts des veilleurs, la synthèse prend toute son importance : c’est en effet par ce biais que le contenu de la veille sera transmis à ceux qui pourront réaliser la valeur ajoutée découlant de la prise de décisions éclairées.

Ainsi, l’importance et la pertinence de chacun des aspects présentés dépendent directement des objectifs fixés à la veille et du temps et de la mémoire que les veilleurs et / ou décideurs sont en mesure de consacrer à l’activité.

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À propos Christophe Doré
Consultant et formateur en veille stratégique et communication écrite, j'accompagne les entreprises, associations et collectivités dans la résolution de leurs problématiques d'émission et de réception d'informations : rédaction, recherche, analyse, diffusion de données utiles à leur fonctionnement.

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